Vraag een demo aan

Centrale actielijst beheren

Het is mogelijk om gebruik te maken van een centrale actielijst in CareNet. Hierin worden alle acties uit de Inspectie module en Registratie module automatisch verzameld. Tevens kun je hier losse acties toevoegen en deze koppelen aan categorieën zoals Interne audit, Management Review, NVWA audit, etc. Deze categorieën kun je zelf bepalen en aanmaken.

Instellingen voor acties

Voor de centrale actielijst, maar ook voor de Inspectie en Registratie acties kunnen diverse instellingen worden bepaald.

  1. Klik rechts bovenin het scherm op Algemeen_button instellingen.
  2. Klik vervolgens op ‘Instellingen’.
  3. Klik op tabblad ‘Acties’ en vervolgens op de knop Button bewerken.
  4. Vink de notificatie opties hier aan indien je deze per acties wilt kunnen aan- en uitzetten.
  5. Voer voor elke notificatiesoort de gewenste tekst in bij ‘Onderwerp’ en ‘Inhoud’. Onder het vraagteken kun je zien welke velden automatisch vervangen kunnen worden met de van toepassing zijnde data.
  6. Vink de gewenste ‘Vrije velden losse acties’ aan indien je standaard vrije velden wilt weergeven bij acties die los worden toegevoegd aan de centrale actielijst. In het tekstveld voer je de naam voor het vrije veld in. Voorbeelden van vrije velden kunnen zijn: oorzaakanalyse, extra opmerkingen.
  7. Vink de gewenste ‘Vrije velden inspectie acties’ aan indien je standaard vrije velden wilt weergegeven bij inspectie acties. Indien je de optie ‘Opmerking’ aanvinkt, verschijnt dit veld standaard bij een inspectie actie. Voer in het tekstveld de naam van het vrije veld in. Indien je de ‘Vrije dropdown’ aanvinkt, verschijnt in de inspectie straks een dropdownmenu met de naam die je hier hebt ingevoerd (zie ‘Oorzaak 1’ in onderstaand voorbeeld). Hoe je het dropdownmenu kunt instellen, lees je bij het volgende punt.
  8. Indien je gebruik maakt van de opties ‘Vrije dropdown’ dien je de dropdown keuzemogelijkheden nog in te stellen. Hiervoor dien je onder ‘Vrije dropdown 1’ en/of ‘Vrije dropdown 2’ de gewenste keuzemogelijkheden in te voeren. Klik op  om de ingevoerde tekst toe te voegen en stel op deze wijze de dropdownlijst samen.
  9. Vink de gewenste ‘Vrije velden registratie acties’ aan indien je standaard vrije velden wilt weergegeven bij registratie acties. Voer in het tekstveld de naam van het vrije veld in.
  10. Vink de gewenste ‘Vrije velden memo acties’ aan indien je standaard vrije velden wilt weergegeven bij memo acties. Voer in het tekstveld de naam van het vrije veld in.
  11. Voer onder ‘Categorieën’ de gewenste categorieën voor de acties in. Voor inspectie acties is de categorie standaard ‘Inspectie’ en voor registratie acties is deze standaard ‘Registratie’. Voer nu zelf de gewenste overige categorieën in en klik vervolgens per ingevoerde categorie op .
  12. Voer onder ‘Prioriteit’ de gewenste prioriteiten in. Typ de naam van de prioriteit (bijvoorbeeld ‘Hoog’), kies een kleur door met de cursor in het veld voor kleur te klikken en vervolgens een kleur te selecteren in de cirkel, voer indien gewenst het aantal dagen tot de deadline in. Indien het aantal dagen tot de deadline standaard wordt ingevoerd, wordt bij het invoeren van een actie na het selecteren van een prioriteit bij de deadline direct vandaag + aantal dagen tot deadline ingevoerd. Zie onderstaand voorbeeld waarbij in de instellingen voor prioriteit ‘Hoog’ 5 dagen is ingesteld. Na selectie van de prioriteit ‘Hoog’, is de deadline automatisch ingesteld.
  13. Na klikken op Button Wijzigingen opslaan zijn de wijzigingen doorgevoerd.

Actie bekijken

  1. Klik in het CareNet dashboard op het tabblad ‘Acties’.
  2. Je ziet nu alle lopende, verlopen, te verifiëren en afgeronde acties onder de diverse tabbladen staan.
  3. Onder de kolom ‘Categorie’ zie je tot welke module of zelf aangemaakte categorie de actie behoort. Indien je op een actie uit de categorie ‘Inspectie’ of ‘Registratie’ klikt, wordt deze geopend in de betreffende module. Vervolgens kun je naar wens de actie bekijken, bewerken en opslaan.

Actie toevoegen

Het is mogelijk om losse acties aan de actielijst toe te voegen.

  1. Klik in het CareNet dashboard op het tabblad ‘Acties’.
  2. Klik op Button actie toevoegen.
  3. Selecteer indien gewenst een categorie.
  4. Voer de uit te voeren actie in, geef eventueel een nummer aan de actie, geef de prioriteit aan (bijv. laag, midden, hoog), vul de deadline in (indien deze nog niet automatisch is ingevuld na selectie van de prioriteit, klik hier om te lezen hoe je dit automatisch kunt instellen), voeg een eventuele opmerking toe en vul de eventuele overige (vrije) velden in, selecteer de locatie en de medewerker die verantwoordelijk is voor uitvoering van de actie en selecteer de verificateur die de uitgevoerde actie dient te verifiëren.
  5. Vink indien gewenst de notificatie opties aan. Als je ‘Notificatie bij ingepland’ aanvinkt, ontvangt de verantwoordelijke voor de actie direct een email indien de actie is aangemaakt. Als je ‘Notificatie bij gewijzigd’ aanvinkt, ontvangt de verantwoordelijke van de actie direct een email indien de actie gewijzigd en opgeslagen is. Ook ontvangt de verificateur van de actie een automatische e-mail indien een datum is ingevuld bij ‘Uitgevoerd’, zodat de verificateur weet dat de actie geverifieerd kan worden. Als je ‘Notificatie bij verlopen’ aanvinkt, ontvangt de verantwoordelijke van een actie direct een email indien de actie verlopen is. Klik hier om te lezen hoe je standaard notificatieberichten kunt instellen en notificatie opties aan en uit kunt zetten.
  6. Klik op Button opslaan. De actie is nu toegevoegd aan de actielijst en zichtbaar onder tabblad ‘Lopend’.

Klik hier voor een voorbeeld afbeelding van het aanmaken van een nieuwe actie(afbeelding opent in een nieuw venster.

Actie verifiëren

Indien acties zijn uitgevoerd, dient geverifieerd te worden of deze voldoende zijn uitgevoerd om de afwijking af te handelen.

  1. Klik in het CareNet dashboard op het tabblad ‘Acties’.
  2. Klik op de actie in één van de tabbladen.
  3. Bekijk de door de uitvoerder van de actie ingevoerde gegevens en bekijk de berichten onder het tabblad ‘Timeline’.
  4. Typ een bericht onder het tabblad ‘Timeline’ (bijvoorbeeld: actie is nog onvoldoende afgehandeld, of actie is voldoende afgehandeld).
  5. Voeg eventueel een foto toe door te klikken op ‘Bestand bijvoegen’ of sleep de foto vanuit een mapje op je computer naar het rechthoekje (met de tekst ‘Sleep de bestanden hier naartoe’).
  6. Klik op Button opslaan om het timeline bericht en/of de foto op te slaan.
  7. Het bericht verschijnt nu onder het invoervenster in de timeline.
  8. Indien de actie voldoende is afgehandeld, kan deze worden geverifieerd door op de knop Button verifieren rechts in het scherm te klikken. In een pop-up venster verschijnt de vraag ‘Actie verifiëren?’. Klik op OK indien je de actie wilt verifiëren en hiermee afronden, klik op Annuleren indien je de actie nog niet wilt verifiëren en hiermee nog open wilt laten staan.
  9. Indien de actie is geverifieerd, verschijnt deze in de Actielijst onder het tabblad ‘Afgerond’.

Verificatie van acties ongedaan maken

Het is mogelijk om de verificatie van acties ongedaan te maken. Dit is instelbaar als recht via Rollen (klik hier om te lezen hoe je dit recht kunt instellen). Onderstaand lees je hoe je de verificatie van een actie ongedaan kunt maken.

  1. Klik in het CareNet dashboard op het tabblad ‘Acties’.
  2. Klik op een actie onder tabblad ‘Afgerond’.
  3. Klik op Button bewerken.
  4. Klik vervolgens bij ‘Verificatie uitgevoerd’ op de knop ‘Ongedaan maken’. Zie onderstaand voorbeeld.
  5. De verificatie van de actie is nu ongedaan gemaakt. De actie verschijnt onder tabblad ‘Te verifiëren’ en kan nu opnieuw geverifieerd worden.

Acties exporteren naar Excel

  1. Klik in het CareNet dashboard op het tabblad ‘Acties’.
  2. Open het tabblad waarvan je de gegevens wilt exporteren naar Excel.
  3. Klik rechts in het scherm op Button exporteren. De volgende melding verschijnt in een pop-up scherm: ‘Je staat op het punt X record(s) te exporteren. Bij een groot aantal records kan het exporteren enige tijd duren.’
  4. Klik op Button nu exporteren indien je de actielijst naar Excel wilt exporteren of klik opButton sluiten indien je het exporteren op een later tijdstip wilt uitvoeren.
  5. Indien je op Button nu exporteren hebt geklikt, worden de gegevens automatisch naar een Excel bestand geëxporteerd en wordt het Excel bestand gedownload. Het Excel bestand kan nu volledig naar eigen wens worden opgemaakt.

Klik hier voor een voorbeeld afbeelding van een geëxporteerd Excel bestand(afbeelding opent in een nieuw venster).

Acties verwijderen

  1. Klik in het CareNet dashboard op Inspecties en open het tabblad ‘Actielijst’.
  2. Selecteer de acties die je wilt verwijderen door het selectievakje achter de acties aan te vinken.
  3. Selecteer vervolgens onderaan bij ‘Kies een actie…’ de optie ‘Verwijderen’.
  4. Een pop-op scherm verschijnt met de melding ‘Acties verwijderen?’. Klik op ‘OK’ om te verwijderen of klik op ‘Annuleren’ om de acties te behouden.

Filteren van weergave

Het is mogelijk om in het tabblad Actielijst te filteren op afdelingen, deadline en urgentie, zodat je alleen de acties kunt laten weergeven welke bij de betreffende filters horen.

  1. Klik in het CareNet dashboard op het tabblad ‘Acties’.
  2. Selecteer onder ‘Instellingen’ indien gewenst van welke tot welke deadline je de acties wilt terugzien.
  3. Selecteer indien gewenst voor welke afdelingen je de acties wilt terugzien. Indien je kiest voor ‘Selectie…’ verschijnen alle afdelingen en kun je de gewenste afdeling(en) aanvinken. Klik op selecteer alles om alle afdelingen aan te vinken, of klik op  selecteer niets om alle afdelingen uit te vinken.
  4. Selecteer indien gewenst de prioriteit waarvoor je de acties wilt terugzien.
  5. Indien je kiest voor ‘Selectie…’ verschijnen alle prioriteiten waar je uit kunt kiezen en kun je de gewenste prioriteit(en) aanvinken.
  6. Selecteer indien gewenst de categorie waarvoor je de acties wilt terugzien.
  7. Indien je kiest voor ‘Selectie…’ verschijnen alle categorieën waar je uit kunt kiezen en kun je de gewenste categorie(ën) aanvinken.
  8. Selecteer indien gewenst de optie ‘Mijn te verifiëren acties’ om direct een overzicht te zien van de acties waarvoor jij als verificateur bent ingesteld.
  9. Indien alle gewenste filters zijn geselecteerd dien je op Button updaten te klikken om de acties behorende bij de selectie te tonen.
  10. Indien je weer alle acties wilt terugzien, klik dan in de selectievensters op ‘Alle’ en verwijder de ingevoerde ‘van’ en ‘tot’ datums en klik vervolgens op Button updaten om de acties voor alle vragenlijsten te tonen. Of: klik op de Home button in CareNet en vervolgens weer op het tabblad ‘Acties’.