Vraag een demo aan

Memo functie

Door middel van de memo functie is het voor iedere CareNet gebruiker mogelijk om verslagen zoals Management reviews, verificaties, interne/externe auditrapporten, etc. op één centrale plaats te beheren en daar acties aan te koppelen. In het overzicht van memo’s is precies zichtbaar welke memo’s zijn aangemaakt, tot welke (zelf te definiëren) categorieën deze behoren en hoeveel open acties aan de memo gekoppeld zijn. Na het afronden van open acties kan een memo worden afgerond door de persoon die als verificateur is aangemerkt.

Memo toevoegen

  1. Klik in het CareNet dashboard op tabblad ‘Memo’ en klik op memo.
  2. Voer een titel en code voor de memo in.
  3. Selecteer indien gewenst een categorie. Klik hier om te lezen hoe je zelf categorieën voor memo’s kunt aanmaken.
  4. Selecteer een afdeling en indien gewenst een medewerker als auteur van de memo.
  5. Selecteer een afdeling en indien gewenst een medewerker als verificateur van de memo.
  6. Klik op toevoegen verificateur om meerdere verificateurs aan de memo toe te voegen.
  7. Vink de optie ‘Wijzigingsnotificatie’ aan indien je automatische wijzigingsnotificaties wilt sturen in geval van wijziging van deze memo. De notificaties worden dan verstuurd naar medewerkers die gekoppeld zijn aan de voor deze memo geselecteerde afdelingen waarvan een e-mailadres aanwezig is in de medewerkers details. Klik hier om te lezen hoe je een automatisch tekstsjabloon voor de wijzigingsnotificatie kunt instellen.
  8. Klik op ‘Bestand bijvoegen’ indien je bestanden vanaf je computer wilt toevoegen aan de memo.
  9. Selecteer de afdeling(en) waarvoor deze memo beschikbaar dient te zijn. De memo kan dan worden ingezien door alle medewerkers die aan de betreffende afdeling gekoppeld zijn én waarvoor de memo rechten zijn ingesteld bij ‘Rollen’.
  10. Klik op tabblad ‘Inhoud’ om de tekst voor de memo toe te voegen. Klik hier om meer te lezen over de opmaak en mogelijkheden voor een memo. Zie de toelichtingen onder punt B en C in de link.
  11. Klik op tabblad ‘Acties’ om acties te koppelen aan deze memo.
  12. Voer de uit te voeren actie in, geef de prioriteit aan (laag, midden, hoog), vul de deadline in, voeg een eventuele opmerking toe, selecteer de locatie en de medewerker die verantwoordelijk is voor uitvoering van de actie en selecteer de verificateur die de uitgevoerde actie dient te verifiëren.
  13. Klik op Toevoegen grijs om de actie toe te voegen en voeg indien gewenst op dezelfde wijze als hierboven beschreven meerdere acties toe.
  14. Onder tabblad ‘Verificatie’ kun je terugzien welke afdelingen en medewerkers de memo dienen te verifiëren. Tevens kun je onder het tabblad ‘Timeline’ de communicatie betreffende de memo teruglezen.
  15. Klik op opslaan 2om de memo met bijbehorende acties op te slaan.
  16. Acties zijn opgenomen in de centrale actielijst, welke te benaderen is vanuit je CareNet dashboard door te klikken op tabblad ‘Acties’. Klik hier om meer te lezen over het beheer van de centrale actielijst.
  17. Memo’s kunnen op een later moment worden bewerkt door te klikken op tabblad ‘Memo’ en vervolgens de betreffende memo te openen. Klik op de knop Button bewerken om de memo te bewerken en klik op opslaan 2om de wijzigingen op te slaan.

Memo’s verifiëren

Als je voor een memo als verificateur bent ingesteld, kun je de memo verifiëren (goedkeuren), zodra de acties die aan de memo gekoppeld zijn geverifieerd zijn. Indien de acties behorende bij een memo geverifieerd zijn, verschijnt de memo onder het tabblad ‘Te verifiëren’. Vervolgens kun je via de knop  een verifieer mail versturen naar de verificateur van de memo (klik hier om te lezen hoe je het standaard sjabloon voor de verifieer notificatie kunt instellen).

  1. Klik in het CareNet dashboard op tabblad ‘Memo’.
  2. Open tabblad ‘Te verifiëren’.
  3. Open de memo die je wilt controleren en verifiëren.
  4. Klik rechts in het scherm op de knop 
  5. Een pop-up melding verschijnt met ‘Memo verifiëren?’ Klik op ‘Ok’ om te verifiëren.
  6. Als de memo is geverifieerd, verschijnt deze onder tabblad ‘Afgerond’.

Memo’s archiveren of verwijderen

  1. Klik in het CareNet dashboard op tabblad ‘Memo’ en open het gewenste tabblad (Lopend / afgerond / Alle).
  2. Selecteer de memo’s die je wilt archiveren of verwijderen door de memo’s rechts in de rij aan te vinken.
  3. Klik vervolgens rechts onderaan op kies een actie.
  4. Klik op ‘archiveren’ of ‘verwijderen’. Indien je op ‘archiveren’ klikt, wordt de memo geplaatst onder tabblad ‘gearchiveerd’. Indien je op ‘verwijderen’ klikt, wordt de memo definitief verwijderd.

Memo’s exporteren naar Excel

  1. Klik in het CareNet dashboard op tabblad ‘Memo’ en open het gewenste tabblad (Lopend / Afgerond / Gearchiveerd / Alle). Open het tabblad waarvan je de gegevens wilt exporteren naar Excel.
  2. Klik rechts in het scherm op exporteren oranje. De volgende melding verschijnt in een pop-up scherm: ‘Je staat op het punt X record(s) te exporteren. Bij een groot aantal records kan het exporteren enige tijd duren.’
  3. Klik op Nu exporteren indien je de memo’s naar Excel wilt exporteren of klik opSluiten indien je het exporteren op een later tijdstip wilt uitvoeren.
  4. Indien je op Nu exporteren hebt geklikt, worden de gegevens automatisch naar een Excel bestand geëxporteerd en wordt het Excel bestand gedownload. Het Excel bestand kan nu volledig naar eigen wens worden opgemaakt.

Memo instellingen

  1. Klik rechts bovenin het scherm op Instellingen en klik vervolgens op ‘Instellingen’.
  2. Klik op tabblad ‘Memo’.
  3. Klik op Button bewerken.
  4. Voer indien gewenst de sjabloontitel en -tekst in voor de wijzigingsnotificatie. Onder het vraagtekentje staan de replacements (koppelingen naar de data in CareNet) die gebruikt kunnen worden in de sjabloontekst.
  5. Voer indien gewenst de sjabloontitel en -tekst in voor de verifieernotificatie. Onder het vraagtekentje staan de replacements (koppelingen naar de data in CareNet) die gebruikt kunnen worden in de sjabloontekst.
  6. Voer onder ‘Categorieën’ de gewenste memo categorieën in (bijvoorbeeld Management review, Externe audits, Validatie, HACCP team overleg). Klik per categorie op Toevoegen grijs om deze toe te voegen.
  7. Klik op Wijzigingen opslaan om de instellingen voor memo’s op te slaan.

Filteren op categorie

  1. Klik in het CareNet dashboard op tabblad ‘Memo’.
  2. Klik rechts in het scherm onder ‘Instellingen’ op categorie.
  3. Selecteer de gewenste categorie of categorieën waarop je wilt filteren.
  4. Klik op Updaten.
  5. De memo’s behorende bij de geselecteerde categorieën worden nu getoond.