Vraag een demo aan

Beheer

Nieuw handboek toevoegen

  1. Klik in het CareNet dashboard op Handboek en open het tabblad ‘Beheer’.
  2. Klik rechts in het scherm op Button_handboek_handboek toevoegen.
  3. Voer de titel voor het handboek in, bijvoorbeeld Handboek HACCP Bedrijf X.
  4. Voer indien gewenst een kop- en voettekst in. Klik hier om direct te lezen hoe je de automatische kop- en voettekst kunt instellen. Klik op Button opslaan om het handboek op te slaan.
  5. Klik rechts in het scherm op Button_handboek_hoofdstuk toevoegen.
  6. Voer de titel voor het hoofdstuk in. Dit kan bijvoorbeeld overeenkomen met de mappen waarin je documenten nu geplaatst zijn, zoals Procedures, Registraties, Werkinstructies.
  7. Klik vervolgens op tabblad ‘Secties’ om secties aan het hoofdstuk toe te voegen. Typ de naam van de gewenste sectie en klik op Button toevoegen. Een sectie is bedoeld om binnen een hoofdstuk (map) een onderscheid aan te brengen. Dit kan bijvoorbeeld een onderscheid zijn in afdelingen, zoals Quality Assurance, Technische Dienst, Productie, Quality Control. Indien je geen onderscheid wilt maken in secties, maak dan 1 sectie aan met bijvoorbeeld dezelfde naam als het hoofdstuk. Je krijgt dan bijvoorbeeld hoofdstuk Procedures met sectie Procedures.
  8. Klik op Button opslaan om de ingevoerde gegevens voor het hoofdstuk op te slaan. Maak op dezelfde wijze indien gewenst meerdere hoofdstukken met secties aan.
  9. Indien je een hoofdstuk hebt geopend in ‘Beheer’, kun je direct een overzicht tonen van de documenten behorende bij één of meerdere geselecteerde secties. Hiervoor selecteer je rechts in het scherm onder Instellingen ‘Selectie…’, daarna selecteer je één of meerdere secties en klik je op . Zie onderstaande screenprint ter illustratie.
  10. Ga door naar het onderwerp Documenten toevoegen aan handboek om te lezen hoe je documenten kunt toevoegen aan het handboek.

Documenten toevoegen aan handboek

  1. Klik in het CareNet dashboard op Handboek en open het tabblad ‘Beheer’.
  2. Klik op het handboek waaraan je documenten wilt toevoegen.
  3. Open het tabblad ‘Hoofdstukken’ en klik op een hoofdstuk waaraan je documenten wilt toevoegen. Klik hier om te lezen hoe je een nieuw handboek aanmaakt en hoofdstukken en secties kunt toevoegen.
  4. Klik rechts in het scherm op Button_handboek_document toevoegen.

Tip: het is ook mogelijk om documenten te dupliceren (kopiëren). Dit doe je door een bestaand document te openen. Vervolgens klik je rechts in het scherm op ‘document dupliceren. Een kopie van het geopende document wordt aangemaakt en kan weer opnieuw worden bewerkt en opgeslagen.

A. Details voor document invoeren

Het invoerscherm voor het document verschijnt met als eerste het tabblad details. De rood omrandde vakken zijn verplicht in te voeren gegevens. Voer nu de gegevens voor het document in:

  1. Voer de titel van het document in, selecteer de sectie waarin het document dient te verschijnen en voer een documentcode in (bijvoorbeeld RF-001). Het ‘nummer’ betreft een uniek CareNet nummer voor het document wat automatisch wordt aangemaakt.
  2. Selecteer de auteur en de verificateur voor het document door allereerst de afdeling en vervolgens de medewerker te selecteren. Let op: indien het reacht ‘User mag zichzelf toekennen als verificateur’ niet is aangevinkt bij de aan jouw gebruikersnaam gelinkte rol, is het niet mogelijk om jezelf als verificateur in te stellen voor een document, lees meer over het instellen van rechten via het onderwerp User-rollen beherenLet op: indien de auteur een andere medewerker is dan jij zelf, is het na opslaan van het document onder je eigen inloggegevens niet meer mogelijk het document aan te passen. Dit kan dan alleen nog maar met de inloggegevens van de auteur worden gedaan, tenzij je het recht hebt om alle documenten aan te passen (dit recht is overrulend en kan worden ingesteld via de User-rollen.
  3. Het is ook mogelijk om meerdere verificateurs aan een document te koppelen door te klikken op toevoegen verificateur. Het document moet dan door alle verificateurs goedgekeurd worden alvorens het gepubliceerd wordt in ‘Mijn handboeken’. De volgorde waarin de verificateurs worden toegevoegd is tevens de volgorde waarin het document geverifieerd dient te worden.
  4. Selecteer de datum waarop het document gepubliceerd dient te worden (standaard is de datum van vandaag ingesteld, maar het is mogelijk een document automatisch in de toekomst te laten publiceren, bijvoorbeeld indien je alvast de doelstellingen voor volgend jaar hebt geformuleerd dan kun je deze per 1 januari van het volgende jaar publiceren).
  5. Selecteer de datum waarop het document verloopt (voor verschillende normen en documenten geldt dat het document minimaal jaarlijks dient te worden geverifieerd). Het document verschijnt na die datum automatisch onder het tabblad ‘Verlopen documenten’, zodat inzichtelijk is welke documenten opnieuw dienen te worden geverifieerd.
  6. Vink indien gewenst de notificatieopties aan. Indien je de optie ‘Notificatie bij wijziging’ aanvinkt, ontvangen de (via afdelingen) gekoppelde medewerkers een email indien een document opnieuw geverifieerd is. De notificatie kan dan verstuurd worden nadat op de knop ‘Verifiëren’ is geklikt door de verificateur van dit document. Als de optie ‘Notificatie bij afkeuren’ is aangevinkt, wordt een automatische email verstuurd naar de auteur van het document indien het is afgekeurd door de verificateur. Als de optie ‘Notificatie bijna verlopen’ is aangevinkt, ontvangt de auteur van het document een automatische email indien het document binnen X dagen verloopt. Klik hier om te lezen hoe je standaard teksten voor notificaties instelt.
  7. Het is mogelijk om tags toe te voegen aan het document, zodat later gemakkelijker en sneller gezocht kan worden naar bepaalde kernwoorden in het handboek. Zoeken op tags kan binnen alle tabbladen van het online handboek (Mijn handboeken, Verlopen documenten, Te verifiëren documenten, Afgekeurde documenten en Beheer). Typ de tag en druk op Enter om de tag toe te voegen, herhaal dit voor meerdere tags. Voorbeelden van tags: BRC, HACCP, IFS, TD, Piet de Wit, QA, Productie. Selecteer de tags zorgvuldig, want hoe meer tags in diverse documenten worden geplaatst, hoe meer documenten verschijnen bij het zoeken naar de betreffende tag. Bedenk daarnaast dat je in ‘Mijn handboeken’ altijd kunt zoeken op documenttitel, documentcode en tekst in het document. Het is dus niet zinvol om een tag te plaatsen welke hetzelfde is als tekst die reeds in een document voorkomt.
  8. Voeg indien gewenst één of meerdere bestanden toe aan het document. Het bestand verschijnt vervolgens onderin het document als hyperlink onder Bijlagen. Na opslaan en verifiëren van document en na klikken op de hyperlink in Mijn handboeken wordt het toegevoegde document automatisch geopend. Voorbeelden van bestanden: pdf versie van een registratieformulier om het formulier via iedere printer op dezelfde manier te kunnen printen, plattegrond, externe documenten die van belang zijn voor het document.
  9. Vink aan voor welke afdeling(en) het document na opslaan en verificatie zichtbaar dient te zijn. Klik indien gewenst op selecteer alles om alle afdelingen aan te vinken of op selecteer niets om alle afdelingen uit te vinken.

Klik hier voor een voorbeeld afbeelding van document details (de afbeelding opent in een nieuw venster).

B. Inhoud voor document invoeren

  1. Klik op het tabblad ‘Inhoud’. Let op: sla het document tussentijds regelmatig op om te voorkomen dat ingevoerde gegevens verloren gaan bij het (ongemerkt) verbreken van de netwerkverbinding.
  2. Selecteer of de pagina ‘Staand (PORTRAIT)’ of ‘Liggend (LANDSCAPE)’ dient te verschijnen.
  3. Voeg naar wens tekst, afbeeldingen, hyperlinks en youtube filmpjes toe aan het document. Ga met de muis op een button in de editor staan (zonder te klikken) en wacht even tot de toelichting bij de functie verschijnt om te kunnen zien welke functies de buttons hebben.
  4. Klik op Button opslaan om de ingevoerde gegevens voor het document op te slaan. Indien je klaar bent met het document dient deze nog geverifieerd te worden. Biedt het document daartoe aan voor verificatie door rechts in het scherm te klikken op Button_handboek_markeren voor verificatei(de knoppen rechts in het scherm verschijnen indien je een ander tabblad aanklikt dan het tabblad ‘Inhoud’). Voeg een logbericht toe ter informatie voor de verificateur. Bijvoorbeeld: Document is nieuw opgesteld naar aanleiding van de nieuwe machine op afdeling B. Klik vervolgens op de knop Button_handboek_markeren voor verificatie knop. Het document verschijnt nu onder het tabblad ‘Te verifiëren documenten’. Na verificatie door de verificateur en na opnieuw openen van het document is onder het tabblad ‘Versies’ versienummer 1 zichtbaar met onder het kopje ‘Wijzigingen’ het logbericht wat bij ‘Markeren voor verificatie’ is ingevoerd. Onder het tabblad ‘Timeline’ verschijnen tevens de logberichten ‘Markeren voor verificatie’ met ingevoerd logbericht en ‘Document geverifieerd’. Indien het document is afgekeurd door de verificateur, verschijnt het document onder het tabblad ‘Afgekeurde documenten’ in CareNet. De verificateur heeft in het logbericht vermeld wat niet goed is aan het document en de auteur dient het document weer aan te passen. Het logbericht is terug te lezen onder het tabblad ‘Timeline’ van het document.

Let op: ingevoerde documenten worden pas getoond in Mijn handboeken nadat deze geverifieerd (goedgekeurd) zijn door de verificateur.

C. Tips voor de online document editor

  1. Indien tekst vanuit een Word document gekopieerd wordt, selecteer tekst dan eerst in Word en kopieer de tekst via Ctrl+c. Plak de tekst in CareNet via Ctrl+v of kies voor de knop Button_handboek_tekst kopieren algemeen (plakken algemeen) of Button_handboek_tekst kopieren word(plakken vanuit Word), de tekst dient in de laatste twee gevallen in het verschijnende pop-up venster te worden geplakt door middel van Ctrl+v. De opmaak vanuit Word wordt nu zoveel mogelijk mee gekopieerd. Het kan zijn dat sommige vormen van opmaak, zoals tekst markeren en de kleur van de tekst, handmatig dienen te worden toegepast in CareNet. Daarnaast kan het zijn dat enkele Enters en spaties verwijderd dienen te worden.
  2. Indien tekst via de hierboven beschreven werkwijze onvoldoende naar wens gekopieerd wordt, kun je gebruik maken van de knop Button_handboek_tekst kopieren plat, de tekst dient in het verschijnende pop-up venster te worden geplakt middels Ctrl+v. De tekst wordt geplakt als platte tekst, alle opmaak van de tekst is nu verwijderd en kan handmatig worden ingesteld in CareNet.
  3. Indien tekst vanuit andere digitale document software wordt gekopieerd, is het vaak handig de tekst eerst naar Word te kopiëren en van daaruit naar CareNet te kopiëren.
  4. Om een tekstregel direct onder de vorige regel te krijgen, kun je de combinatie Shift+Enter gebruiken (ga aan het einde van de regel staan en druk Shift+Enter tegelijkertijd in, de cursor wordt verplaatst naar de eerst volgende regel zonder hier een extra witregel tussen te laten).
  5. Om een extra witregel toe te voegen boven of onder een tabel of afbeelding ga je met de muis naar de plaats waar je de extra witregel wilt toevoegen, er verschijnt een rode stippellijn met de knop Button_handboek_extra regel toevoegen, klik hierop om een extra witregel toe te voegen.
  6. Voeg een youtube filmpje toe door allereerst te gaan naar www.youtube.com, het filmpje op te zoeken, onder het filmpje op youtube te klikken op ‘Delen’ en de weergegeven link te kopiëren (http://youtu.be/……..). Vervolgens klik je in de CareNet document editor op Button_handboek_youtube.  Plak de uit youtube gekopieerde link in onder ‘Paste Youtube Video URL’ via Ctrl+v. Vink de optie ‘Use HTTPS’ aan. Na opslaan van het document zie je het toegevoegde youtube filmpje verschijnen.

Status document

Handboekdocumenten krijgen in ‘Beheer’ een automatische status. Met deze functionaliteit is heel snel te achterhalen wat de status van een bepaald document is. Documenten kunnen de volgende statussen hebben:

  • Nieuw: dit betreft documenten die nog nooit zijn geverifieerd.
  • Gepubliceerd: dit betreft documenten die door verificatie zijn gepubliceerd in ‘Mijn handboeken’.
  • Verlopen: dit betreft documenten waarvan de ‘geldig tot’ datum is verstreken. Deze documenten zijn ook weergegeven in het tabblad ‘Verlopen documenten’.
  • In revisie: dit betreft documenten waar na publicatie inhoudelijke aanpassingen aan zijn gedaan, welke nog niet zijn geverifieerd/gepubliceerd. Je kunt documenten met status ‘in revisie’ terugzetten naar de gepubliceerde versie door het document te openen in Beheer en vervolgens rechts in het scherm op ‘Herstellen naar gepubliceerde’ versie te klikken.
  • In verificatie: dit zijn documenten die bij de verificateur zijn gemarkeerd voor verificatie, maar nog niet zijn geverifieerd. Deze documenten zijn ook weergegeven in het tabblad ‘te verifiëren documenten’.

De status is zichtbaar in ‘Beheer’ onder het tabblad ‘Details’ van een document. Daarnaast is de status zichtbaar in het overzicht van documenten in Beheer (selecteer tabblad ‘Beheer’ en kies vervolgens voor ‘Alle documenten’).

overzicht van documenten

Tabellen maken en bewerken

Voor het bewerken van tabellen wordt het gebruik van de browser Mozilla Firefox aangeraden. Op dit moment wordt het online bewerken van tabellen in deze browser het beste ondersteund.

  1. Klik in het CareNet dashboard op Handboek en open het tabblad ‘Beheer’.
  2. Klik op het handboek, het hoofdstuk en vervolgens het document waaraan je een tabel wilt toevoegen of waarin je een tabel wilt bewerken.
  3. Open tabblad ‘Inhoud’ van het document, klik op Button bewerken en klik op de button tabelom een blanco tabel toe te voegen aan het document. Voer het aantal gewenste rijen en kolommen in. Kies indien gewenst overige instellingen, zoals Breedte rand (1 voor een dunne rand, 0 voor geen rand, etc.) en uitlijning (links, rechts, centreren, het gaat in dit geval om de plaatsing van de tabel op de pagina). Klik op ‘Ok’ om de tabel toe te voegen. Of kopieer en plak een tabel vanuit Word / Excel middels de toestcombinaties Ctrl+c (kopiëren) en Ctrl+v (plakken).
  4. Indien de tabel is toegevoegd aan het document kan dit nog op diverse manieren worden bewerkt. Klik hiervoor met de rechter muisknop op de tabel, zodat het menu verschijnt waarin je de bewerkingen kunt uitvoeren.

Zie onderstaand een aantal voorbeelden van mogelijke bewerkingsopties.

  • Cellen invoegen, verwijderen, samenvoegen en splitsen
    Selecteer de cellen die je wilt bewerken en klik met de rechter muisknop op de geselecteerde cellen (zorg ervoor dat je echt op de cellen klikt, zodat deze geselecteerd blijven). Kies in het menu wat verschijnt voor ‘Cel’. Er verschijnt een aantal opties zoals cellen invoegen, verwijderen, samenvoegen en splitsen.
  • Celeigenschappen aanpassen
    Daarnaast kun je kiezen voor ‘Cel eigenschappen’. Er opent een pop-up venster om de specifieke celeigenschappen nader te kunnen instellen.

    • Breedte en hoogte van de cel kun je via deze weg aanpassen. Let op: de breedte en hoogte van cellen kan alleen worden aangepast indien de breedte en hoogte van de tabel dit toelaten. Pas daarom indien nodig eerst de tabelbreedte/-hoogte aan middels de tabeleigenschappen (ga op de tabel staan en klik met de rechtermuisknop op de tabel). Het is in Firefox tevens mogelijk om de tabel uit te rekken door de tabel aan te klikken en met de cursor op de hoek, rechter zijlijn of onderlijn van de tabel te gaan staan.
    • Bij ‘Cel type’ kun je kiezen voor ‘Kop’ om de tekst in de cel als kop (vetgedrukt) te laten weergeven.
    • Met ‘horizontale uitlijning’ en ‘verticale uitlijning’ kun je bepalen hoe de uitlijning van de tekst in de cellen dient te worden weergegeven.
    • Indien je bij ‘Achtergrondkleur’ een kleur selecteert, wordt de cel gevuld met die achtergrondkleur.
    • Indien je bij ‘Kleur rand’ een kleur selecteert, wordt de celrand in die kleur weergegeven.
  • Tabeleigenschappen aanpassen
    Als je met de rechter muisknop op de tabel klikt en kiest voor ‘Eigenschappen tabel’ kun je specifieke instellingen voor de tabel bepalen.

    • Kies bij ‘Breedte’ voor 100% om de tabel in de breedte precies op 1 pagina te laten passen.
    • Bij ‘Koppen’ kun je selecteren welke cellen je als kop wilt weergeven (vetgedrukt).
    • Wijzig ‘Breedte rand’ naar 0 om geen rand weer te geven voor de tabel, of kies voor 2 of 3 om een bredere rand weer te geven.
    • De ‘afstand tussen cellen’ en de ‘ruimte in de cel’ kun je ook handmatig instellen door een getal in te voeren in de vakjes.
  • Rijen en kolommen toevoegen/verwijderen
    Indien je rijen of kolommen wilt toevoegen of verwijderen in de tabel, klik je met de rechter muisknop op een cel en kies je vervolgens voor ‘rij’ of ‘kolom’. Vervolgens kun je kiezen uit de opties ‘Voeg in voor’, ‘Voeg in achter’ of ‘Verwijderen’.

Voorbeeld tabel

Afbeeldingen toevoegen of bewerken

  1. Klik in het CareNet dashboard op Handboek en open het tabblad ‘Beheer’.
  2. Klik op het handboek waar je wijzigingen in wilt aanbrengen.
  3. Klik op het hoofdstuk en vervolgens op het document waaraan je een afbeelding wilt toevoegen of waarin je een afbeelding wilt bewerken.
  4. Klik op het tabblad ‘Inhoud’ en klik op Button bewerken.
  5. Klik op Button_afbeelding toevoegenom een afbeelding toe te voegen.
  6. Klik in het pop-up venster op ‘Bestanden kiezen’ en selecteer een afbeelding op de schijf van je computer.
  7. Klik op ‘Openen’ en vervolgens op ‘Ok’.
  8. De afbeelding is toegevoegd aan het document.
  9. Dubbelklik op de afbeelding om deze te bewerken.
  10. Wijzig de grootte van de afbeelding door een getal in te voeren bij hoogte en breedte. Zet het slotje (Button_slotje) aan om ervoor te zorgen dat de verhoudingen van de afbeelding automatisch wijzigen (je hoeft dan alleen de aangepaste hoogte of breedte in te voeren).
  11. Zet de afbeelding weer in de oorspronkelijke grootte door op Button_afbeelding reset te klikken.
  12. Plaats een rand om de afbeelding heen door een getal in te voeren bij ‘Rand’ (bijvoorbeeld 1 of 2).
  13. Stel de uitlijning in op Links of Rechts om te bepalen waar de afbeelding dient te staan.
  14. Voer een getal in bij HSpace (horizontale ruimte) om in te stellen hoe ver de afbeelding van de zijrand af dient te komen staan (bijvoorbeeld 20 of 50). Het is dan mogelijk om in de lege ruimte naast de afbeelding tekst te typen (indien de afbeelding links is uitgelijnd, kun je rechts van de afbeelding tekst typen. Indien de afbeelding rechts is uitgelijnd, kun je links van de afbeelding tekst typen).
  15. Voer een getal in bij VSpace (verticale ruimte) om in te stellen hoe ver de afbeelding van de huidige positie af naar beneden dient te komen staan (bijvoorbeeld 20 of 50).
  16. Klik op OK om de instellingen op te slaan of op Annuleren om de oude instellingen te behouden.

Let op: indien je de afbeelding verschuift door middel van de Spatiebalk, is het mogelijk dat de afbeelding bij gebruik van verschillende browsers op een andere plaats komt te staan in het uiteindelijke document.

Bestaand handboek bewerken

Hoofdstukken, secties en documenten in het handboek kunnen op ieder gewenst moment worden bewerkt. Let op: om documenten te kunnen wijzigen dien je voor de betreffende documenten te zijn geselecteerd als auteur. Alleen de auteur van een document heeft het recht het document te wijzigen.

  1. Klik in het CareNet dashboard op Handboek en open het tabblad ‘Beheer’.
  2. Klik op het handboek dat je wilt wijzigen.

A. Handboektitel, kop- en voettekst en volgorde van hoofdstukken aanpassen of hoofdstukken verwijderen

  1. Klik op Button bewerken om de titel van het handboek te wijzigen, kop- en voettekst te bewerken of de volgorde van hoofdstukken aan te passen of hoofdstukken te verwijderen.
  2. Om de volgorde van hoofdstukken aan te passen klik je rechts van het hoofdstuk op de rechthoek met puntjes (Inspecties_volgorde wijzigen) en schuif je de rij naar een andere plaats door de linker muisknop ingedrukt te houden.
  3. Om hoofdstukken te verwijderen klik je rechts van het hoofdstuk op Button verwidjer.  In een pop-up venster verschijnt de melding ‘Rij verwijderen’. Klik op Ok om het hoofdstuk te verwijderen of op Annuleren om het hoofdstuk te behouden. Let op: een hoofdstuk kan alleen worden verwijderd als alle documenten uit het hoofdstuk verwijderd zijn.
  4. Klik op Button Wijzigingen opslaan om de wijzigingen op te slaan of op Button of annuleren om de oude instellingen te behouden.

B. Hoofdstuknaam, volgorde van procedures en secties aanpassen of procedures of secties verwijderen

  1. Klik op een hoofdstuk om deze te openen.
  2. Klik op Button bewerken om de hoofdstuknaam, volgorde van procedures en secties aan te passen.
  3. Om de volgorde van documenten/secties aan te passen klik je rechts van het hoofdstuk op de rechthoek met puntjes (Inspecties_volgorde wijzigen) en schuif je de rij naar een andere plaats door de linker muisknop ingedrukt te houden.
  4. Om documenten te verwijderen klik je rechts van de documentnaam op Button verwidjer.  In een pop-up venster verschijnt de melding ‘Om deze rij te verwijderen, type het volgende nummer in: …’. Typ het weergegeven nummer in en klik op Ok om het document definitief te verwijderen of klik direct op Annuleren om het document te behouden.
  5. Klik op het tabblad ‘Secties’ om de volgorde van secties aan te passen, om aanwezige secties te bewerken of verwijderen via de knop Button Bewerk of Button verwidjer of om secties toe te voegen via het invoerveld onderaan, klik op Button toevoegen om de nieuwe sectie toe te voegen.
  6. Klik op Button Wijzigingen opslaan om alle gedane wijzigingen op te slaan of klik op Button of annuleren om de vorige instellingen te behouden.

C. Documenten wijzigen

  1. Klik op een hoofdstuk om deze te openen.
  2. Klik op het document dat je wilt wijzigen.
  3. Klik op Button bewerken.
  4. Breng de gewenste wijzigingen aan onder het tabblad ‘Details’, ‘Inhoud’, ‘Versies’ of ‘Timeline’.
  5. Klik  op Button Wijzigingen opslaan om de wijzigingen definitief te maken, of klik op Button of annuleren om de oude instellingen te behouden.

D. Tips voor het bewerken van documenten

  1. Het is mogelijk om versiegegevens van documenten aan te passen door het document te openen in CareNet, het tabblad ‘Versies’ te openen en naar de aanwezige versie te gaan om vervolgens te klikken op Button Bewerk of Button verwidjer.  Klik op Button Wijzigingen opslaan om de wijzigingen in versies op te slaan.
  2. Het is mogelijk om losse timeline berichten toe te voegen aan een document door het document te openen in CareNet, het tabblad ‘Timeline’ te openen en in het invoerveld een tekstbericht te typen. Het is tevens mogelijk om bestanden toe te voegen aan het timelinebericht door te klikken op ‘Bestand bijvoegen’ en een bestand op je computer te selecteren of door een bestand vanuit een map op je computer naar het vierkant met de tekst ‘Sleep bestanden hier naartoe’ te slepen. Klik op Button opslaan om het timeline bericht definitief toe te voegen. Los toegevoegde timeline berichten kunnen weer gemakkelijk worden bewerkt of verwijderd door naar het bericht te gaan en rechts in de rij op Button Bewerk of Button verwidjer te klikken.

Automatische kop- en voettekst toevoegen

Het is mogelijk om een automatische kop- en voettekst in te stellen, welke automatisch verschijnt in ieder document wat aan een handboek wordt toegevoegd.

  1. Klik in het CareNet dashboard op Handboek en open het tabblad ‘Beheer’.
  2. Klik op het handboek waaraan je een automatische kop- en voettekst wilt toevoegen.
  3. Klik op Button bewerken.
  4. Voeg een kop- en voettekst toe met behulp van de online editor.
  5. Het is ook mogelijk om automatisch koppelingen (replacements) te maken naar de informatie van een document. Bijvoorbeeld: in de koptekst van ‘Procedure Bedrijfsgegevens’ verschijnt automatisch de titel van het document ‘Procedure Bedrijfsgegevens’. De volgende replacements kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt: {titel}, {auteur}, {datum}, {verificateur}, {code} (= ingevoerde documentcode), {nummer} (=document nummer in CareNet).
  6. Voeg indien gewenst aan de kop- of voettekst de volgende replacement toe om ervoor te zorgen dat op iedere printversie de tekst ‘Uncontrolled Copy’ verschijnt: {uncontrolledcopytext}. Op deze manier maak je duidelijk dat de in CareNet aanwezige documenten leidend zijn en niet de diverse geprinte documenten. De tekst verschijnt niet als kop- en voettekst in CareNet, maar alleen als het document wordt afgedrukt.
  7. Klik op Button Wijzigingen opslaan om de ingestelde kop- en voettekst op te slaan of klik op Button of annuleren om de oude instellingen te behouden.

Klik hier voor een voorbeeld afbeelding voor het instellen van een kop- en voettekst (de afbeelding opent in een nieuw venster).

Klik hier voor een voorbeeld afbeelding voor de uiteindelijke weergave van een kop- en voettekst met replacements (de afbeelding opent in een nieuw venster).

Handboek, hoofdstuk of document afdrukken vanuit beheer

Het is mogelijk om het gehele handboek in één keer af te drukken of om een geheel hoofdstuk in één keer af te drukken.

  1. Klik in het CareNet dashboard op Handboek en open het tabblad ‘Beheer’.
  2. Klik op het handboek van waaruit je documenten wilt afdrukken.
  3. Om een los document af te drukken als printbaar pdf bestand open je in het handboek het document wat je wilt printen of openen als pdf en klik je rechts in het scherm op . Het document wordt automatisch gedownload/geopend als pdf bestand en je kunt het van daaruit direct printen. Het document wordt standaard voorzien van de tekst ‘Concept’ aangezien vanuit de Beheer modus geprint wordt.

Hyperlinks maken naar andere documenten

Binnen CareNet is het mogelijk om directe hyperlinks te maken naar andere documenten, zodat je binnen een document direct kunt doorklikken naar een ander document.

Let op: hyperlinks naar documenten kunnen pas worden toegevoegd als het document waarnaar verwezen wordt geverifieerd (en dus gepubliceerd) is!

  1. Klik in het CareNet dashboard op Handboek en open het tabblad ‘Beheer’.
  2. Klik op het handboek waar je wijzigingen in wilt aanbrengen.
  3. Zoek het documentnummer (onder ‘Nummer’) op van het geverifieerde document waar je naar wilt verwijzen en noteer dit of klik onderin het hoofdstuk met documenten op 100 om zoveel mogelijk documenten per pagina weer te geven en maak bijvoorbeeld een screenprint van het hoofdstuk met documenten, zodat je alle documentnummers van dit hoofdstuk bij de hand hebt.
  4. Klik op het hoofdstuk en vervolgens op het document waaraan je een hyperlink wilt toevoegen.
  5. Typ in het document op de plaats waar de hyperlink moet verschijnen: #Nummer# om een directe link naar het documentnummer weer te geven, bijvoorbeeld #1008#. Of typ: #Nummer|Tekst# om direct een titel aan je hyperlink te geven, bijvoorbeeld: #1008|Procedure Ongedierte#. De tekst/titel kan naar eigen wens worden bepaald en hoeft niet overeen te komen met de documenttitel. Let op: de tekst dient achtereenvolgens getypt te worden. Het kopiëren en plakken van tekst kan ervoor zorgen dat de hyperlink niet werkt. Daarnaast kan het plaatsen van tekst tussen aanhalingstekens (‘ ‘) ervoor zorgen dat de hyperlink niet goed werkt.

Mocht je onverhoopt toch een hyperlink in een document hebben geplaatst, welke verwijst naar een nog niet-geverifieerd document dan ontvang je hiervan een melding zodra je het nog niet-geverifieerde document opent. Onderneem dan de volgende stappen:

  1. Verwijder de hyperlink uit het document waarin de verwijzing naar het niet-geverifieerde document is weergegeven (je kunt direct naar het document doorklikken als je in het nog niet-geverifieerde document zit), verwijder bijvoorbeeld alleen beide #.
  2. Verifieer het niet-geverifieerde document.
  3. Voeg de link (beide #) weer toe aan het document waarin de hyperlink naar het andere (zojuist geverifieerde document) dient te komen staan en verifieer het document. De hyperlink is nu aangemaakt en in Mijn handboeken kan automatisch naar het gelinkte document worden doorgeklikt.

Publicatiedatum en verloopdatum document aanpassen

Om een document alvast aan te passen en klaar te zetten voor de toekomst is het mogelijk om de publicatiedatum van een versie handmatig te wijzigen. Denk bijvoorbeeld aan een document met kwaliteitsdoelstellingen wat je alvast gereed wilt maken voor komend jaar, maar wat pas vanaf 1 januari van het komende jaar gepubliceerd mag worden. Tot die tijd moet de oude versie van het document zichtbaar blijven.

  1. Klik in het CareNet dashboard op Handboek en open het tabblad ‘Beheer’.
  2. Klik op het handboek waar je wijzigingen in wilt aanbrengen.
  3. Open het hoofdstuk en vervolgens het document waarvan je de publicatiedatum wilt wijzigen.
  4. Klik op tabblad ‘Versies’ en klik vervolgens achter de versie waarvan je de publicatiedatum wilt wijzigen op Button Bewerk.
  5. Pas de datum rechts langs ‘Geldigheid’ en boven ‘Publiceren vanaf’ aan naar een datum in de toekomst.
  6. Klik op Button Wijzigingen opslaan.
  7. Je ziet nu onder de kolom ‘Getoonde versie’ en vinkje staan achter de vorige (huidige versie) en je ziet dat de laatste versie een aangepaste publicatiedatum heeft. Zodra deze publicatiedatum bereikt is, zal automatisch de laatste versie van het document in het handboek getoond worden.

Verlopen document opnieuw verifiëren

Indien een document verlopen is, dient het document opnieuw te worden geverifieerd en dient de verloopdatum te worden aangepast naar een later moment.

  1. Klik in het CareNet dashboard op Handboek en open het tabblad ‘Verlopen documenten’.
  2. Klik op het verlopen document dat je opnieuw wilt verifiëren.
  3. Open het document, controleer de inhoud en pas deze waar nodig aan.
  4. Klik op Button opslaan en vervolgens rechts in het scherm op ‘Markeren voor verificatie’.
  5. Typ het logbericht waarin je aangeeft wat je hebt aangepast en klik op Button_handboek_markeren voor verificatie knop.
  6. Klik rechts in het scherm op Button_handboek_verifieren (of laat dit doen door de verificateur).
  7. Klik op tabblad ‘Versies’ en klik vervolgens achter de laatste versie waarvan je de verloopdatum wilt wijzigen op Button Bewerk.
  8. Pas de datum rechts langs boven ‘Verloopt op’ aan naar een nieuwe datum in de toekomst.
  9. Klik op Button Wijzigingen opslaan.
  10. De verloopdatum is nu aangepast en zodra de verloopdatum verstreken is, wordt het document getoond onder tabblad ‘Verlopen documenten’ in CareNet Handboek.

Filteren en exporteren vanuit Beheer

  1. Klik in het CareNet dashboard op Handboek, ga naar het tabblad ‘Beheer’ en klik in het submenu op ‘Alle documenten’.
  2. Een overzicht van alle in het handboek aanwezige documenten wordt getoond.
  3. Klik op Handboek, Hoofdstuk, Sectie, Titel, Nummer of Code om de documenten per onderdeel te sorteren van boven naar beneden en klik hier nogmaals op om te sorteren van beneden naar boven.
  4. Klik op een hoofdstuk om direct dit hoofdstuk in het handboek te openen.
  5. Klik op een document om direct dit document te openen.
  6. Typ in het zoekveld ‘Overzicht doorzoeken’ de naam van een Hoofdstuk, Sectie, document Titel, CareNet Nummer of document Code om snel te zoeken naar een specifiek document.
  7. Klik op geavanceerd-zoeken om filteropties te gebruiken. Vervolgens kun je filteren op ‘Verloopdatum van’ en ‘Verloopdatum tot’, afdeling, status, auteur afdeling/medewerker of verificateur afdeling/medewerker. Klik op Updaten om de gefilterde documenten weer te geven.
  8. Klik vervolgens op de knop  om een Excel export te verkrijgen van het gefilterde overzicht van documenten.

Wijzigingsnotificatie versturen na documentwijziging

Het is mogelijk om na het wijzigen van een document een wijzigingsnotificatie te mailen naar alle medewerkers die toegang hebben tot de betreffende afdelingen waaraan het document is gekoppeld.

  1. Stel de standaard tekst voor de wijzigingsnotificatie in door rechts bovenin het venster te klikken op Algemeen_button instellingen en vervolgens op ‘Instellingen’. Klik vervolgens op het tabblad ‘Handboek’ en op Button bewerken. Wijzig de tekst naar de gewenste standaard tekst en klik op Button Wijzigingen opslaan.
  2. Klik in het CareNet dashboard op Handboek, ga naar het tabblad ‘Beheer’ en klik in het submenu op ‘Alle documenten’.
  3. Open het document waarin je wijzigingen wilt aanbrengen en voer de gewenste wijzigingen door en sla het document op.
  4. Klik rechts in het venster op Verzend wijzigingsnotificatie. Pas de tekst van de notificatie naar wens nog aan en klik op ‘Verzenden’. De notificatie wordt nu automatisch gemaild naar alle medewerkers die toegang hebben tot de betreffende afdelingen waaraan het document is gekoppeld.

Wijzigingsoverzicht downloaden

Het is mogelijk om op ieder gewenst moment een wijzigingsoverzicht (register van wijzigingen) te downloaden vanuit het Handboekbeheer. Zo heb je altijd een bijgewerkt overzicht van alle wijzigingen.

  1. Klik in het CareNet dashboard op Handboek en ga naar het tabblad ‘Beheer’.
  2. Klik rechts in het scherm op download wijzigingsoverzicht.
  3. Een pop-up venster verschijnt waarin je de data van ‘gewijzigd na’ en ‘gewijzigd voor’ dient in te voeren. Hiermee bepaal je uit welke periode je het wijzigingsoverzicht wilt downloaden.
  4. Klik op ‘Download overzicht’ om het overzicht te downloaden.
  5. Een Excel bestand wordt gedownload met daarin een overzicht van alle gewijzigde documenten vanaf de geselecteerde datum. De wijziging die wordt weergegeven is de wijziging zoals je deze in het logbericht hebt opgenomen bij markeren voor verificatie.

Verloopdatum van documenten monitoren

In Beheer van het Handboek is het mogelijk om overzicht te verkrijgen in de verloopdatum van documenten, zodat je weet wanneer welke documenten gaan verlopen.

  1. Klik in het CareNet dashboard op Handboek, ga naar het tabblad ‘Beheer’ en selecteer de optie ‘Alle documenten’.
  2. Rechts in de lijst zie je de vermelding ‘Verloopt op’.
  3. Klik bovenin de lijst op Verloopt op om de volgorde op- of aflopend te sorteren.

Documenten kopiëren

Het is ook mogelijk om documenten te dupliceren (kopiëren).

  1. Klik in het CareNet dashboard op Handboek, ga naar het tabblad ‘Beheer’ en selecteer de optie ‘Alle documenten’.
  2. Open een bestaand document.
  3. Klik rechts in het scherm op document dupliceren.
  4. De melding verschijnt ‘Document dupliceren?’. Klik op ‘OK’ om een kopie aan te maken of op ‘Annuleren’ om geen kopie aan te maken. Indien je voor ‘OK’ kiest, krijg je de melding ‘Gedupliceerde document openen?’. Klik op ‘OK’ om het gedupliceerde document direct te openen of klik op ‘Annuleren’ om het op een later moment te openen.

Document archiveren

Handboek documenten die niet meer gebruikt worden, kunnen gearchiveerd worden.

  1. Klik in het CareNet dashboard op Handboek, ga naar het tabblad ‘Beheer’ en selecteer de optie ‘Alle documenten’.
  2. Open een bestaand document.
  3. Klik rechts in het scherm op archiveren.
  4. Een pop-up venster verschijnt met de melding ‘Document archiveren?’. Klik op OK om te archiveren of op Annuleren om niet te archiveren.
  5. Gearchiveerde documenten zijn beschikbaar via tabblad ‘Beheer’ > ‘Archief’.
  6. Om gearchiveerde documenten weer terug te plaatsen in het handboek, dien je deze te markeren voor verificatie en vervolgens te verifiëren.