Vraag een demo aan

Afwijkingen

Meerdere afwijkingen omzetten tot acties

Het is mogelijk om een hele lijst met geconstateerde afwijkingen direct om te zetten naar acties, zodat deze in de centrale actielijst verschijnen. De naam van de actie is dan gelijk aan ingevoerde afwijking. Je dient een verantwoordelijke en verificateur voor de acties in te voeren, dus het is handig als je de afwijkingen per afdeling selecteert en omzet naar acties.

  1. Klik in het CareNet dashboard op Inspecties en open het tabblad ‘Afwijkingen’.
  2. Onder tabblad ‘Beoordelen’ zie je alle afwijkingen staan waar nog acties voor uitgezet dienen te worden. Selecteer aan de rechterzijde alle afwijkingen die je in één keer wilt omzetten naar een actie (kies eventueel onderaan bij ‘Per pagina’ voor het tonen van 20 of 50 afwijkingen tegelijk).
  3. Klik vervolgens onderaan op  en selecteer de optie ‘Omzetten naar actie…’.
  4. Een pop-up verschijnt met de melding ‘Wilt u acties aanmaken voor de geselecteerde afwijkingen?’. Klik op ‘Ok’ om de acties aan te maken of op ‘Annuleren’ om terug te gaan naar het overzicht.
  5. Na klikken op ‘Ok’ verschijnt een pop-up venster waarin je aanvullende gegevens voor de actie dient in te voeren. Voer de gevraagde gegevens in en selecteer indien gewenst de notificatie opties. Rood omrande velden zijn verplicht in te voeren velden.
  6. Klik op de knop  om voor alle geselecteerde afwijkingen acties aan te maken.
  7. De acties verschijnen nu in de actielijst.

Eén afwijking omzetten tot actie

  1. Klik in het CareNet dashboard op Inspecties en open het tabblad ‘Afwijkingen’. Afwijkingen die zijn geconstateerd tijdens uitgevoerde inspecties en die nog niet eerder beoordeeld zijn, zijn weergegeven onder het tabblad ‘Beoordelen’, ook het aantal te beoordelen afwijkingen is hier terug te zien. Tevens is weergegeven op welke datum de afwijking geconstateerd is, welke open acties er aan de afwijking gekoppeld zijn en of het een structurele afwijking betreft.
  2. Klik op een afwijking om deze te gaan beoordelen.
  3. Je ziet het beoordelingsscherm van de afwijking waarin de bij de afwijking behorende gegevens zijn weergegeven.
  4. Klik op Button bewerken om de ingevoerde opmerking aan te passen (bijvoorbeeld als je bij het invoeren van de opmerking een spelfout hebt gemaakt).
  5. Klik op het tabblad ‘Actielijst’ (rechts naast tabblad beoordeling).
  6. Klik op Button bewerken.
  7. Selecteer de afdeling en de medewerker die verantwoordelijk zijn voor de verificatie van de afwijking (dus wie uiteindelijk dient te beoordelen of de afwijking afdoende is afgehandeld, in veel gevallen wordt dit beoordeeld door een leidinggevende of kwaliteitsmanager/-medewerker).
  8. Voer bij ‘Actie’ in welke actie ondernomen dient te worden om de afwijking af te handelen.
  9. Selecteer de prioriteit van de actie (hoog, midden, laag).
  10. Vul in op welke datum de actie is aangemaakt en wat de deadline is voor het uitvoeren van de actie. Overige data (‘Ingepland’ en ‘Uitgevoerd’) kunnen door de uitvoerder van de actie worden ingevuld.
  11. Selecteer de afdeling en de medewerker die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de actie.
  12. Voeg eventuele opmerkingen toe.
  13. Klik op Button toevoegen.
  14. De actie verschijnt in de actielijst. Daarnaast verschijnt in het Inspectie dashboard van de verantwoordelijke voor het uitvoeren van de actie het bericht Inspecties_activiteitendashboard acties. Zo weet de medewerker dat deze actie uitgevoerd dient te worden. Bovendien wordt de actie in het overzicht met afwijkingen onder de betreffende afwijking getoond, zodat je hier gemakkelijk op kunt zoeken.
  15. Indien gewenst kan nog een actie worden toegevoegd ter afhandeling van de afwijking (denk bijvoorbeeld aan een actie voor directe afhandeling van de afwijking en een actie om te voorkomen dat de afwijking zich in de toekomst nogmaals voordoet). Vul hiertoe wederom de benodigde gegevens in via het invoerscherm (zie voorgaande stappen).
  16. Let op: klik op Button Wijzigingen opslaan als alle acties voor de betreffende afwijking zijn toegevoegd.
  17. Klik op het tabblad ‘Afwijkingen bovenin het scherm. Je ziet nu dat de afwijking niet meer zichtbaar is onder tabblad ‘Beoordelen’, maar verplaatst is naar het tabblad ‘Open’.

Klik hier voor een voorbeeld afbeelding van een afwijkingen overzicht (de afbeelding opent in een nieuw venster).

Klik hier voor een voorbeeld afbeelding van een openstaande afwijking (de afbeelding opent in een nieuw venster).

Afwijkingen bewerken of verwijderen

De in het systeem aanwezige afwijkingen en acties kunnen achteraf nog bewerkt of verwijderd worden.

A. Opmerking van een afwijking bewerken:

  1. Klik in het CareNet dashboard op Inspecties en open het tabblad ‘Afwijkingen’.
  2. Klik op de afwijking die je wilt bewerken.
  3. Klik op Button bewerken.
  4. Wijzig de opmerking van de afwijking en klik op Button Wijzigingen opslaan.

B. Afwijking verwijderen:

Eén afwijking verwijderen

  1. Klik in het CareNet dashboard op Inspecties en open het tabblad ‘Afwijkingen’.
  2. Ga naar de afwijking die je wilt verwijderen en klik rechts in het scherm op Button verwidjer. Er verschijnt een pop-up scherm met de melding ‘Rij verwijderen?’.
  3. Klik op OK indien je de afwijking wilt verwijderen, klik op Annuleren indien je de afwijking wilt behouden.

Meerdere afwijkingen tegelijk verwijderen

  1. Klik in het CareNet dashboard op Inspecties en open het tabblad ‘Afwijkingen’.
  2. Selecteer de afwijkingen die je wilt verwijderen door het selectievakje achter de afwijkingen aan te vinken.
  3. Selecteer vervolgens onderaan bij ‘Kies een actie…’ de optie ‘Verwijderen’.
  4. Een pop-op scherm verschijnt met de melding ‘Afwijkingen verwijderen?’. Klik op ‘OK’ om te verwijderen of klik op ‘Annuleren’ om de afwijkingen te behouden.

C. Ingeplande acties voor een afwijking bewerken of verwijderen:

  1. Klik in het CareNet dashboard op Inspecties en open het tabblad ‘Afwijkingen’.
  2. Klik op de afwijking die je wilt bewerken.
  3. Klik op Button bewerken.
  4. Klik op het tabblad Actielijst (rechts naast tabblad beoordeling).
  5. Ga naar de actie die je wilt bewerken en klik rechts in het scherm op Button Bewerk of Button verwidjer.
  6. Indien je hebt geklikt op Button verwidjerwordt de actie automatisch verwijderd uit het systeem en de actielijst.
  7. Indien je hebt geklikt op Button Bewerk kunnen alle onderdelen van de actie kunnen naar wens worden aangepast.
  8. Klik op Button klaar als u de wijzigingen wilt doorvoeren of op Button of annuleren als u de wijzigingen niet wilt doorvoeren.
  9. Let op: klik op Button Wijzigingen opslaan als je de doorgevoerde wijzigingen voor de acties definitief wilt opslaan.

Afwijkingen exporteren naar Excel

  1. Klik in het CareNet dashboard op Inspecties en open het tabblad ‘Afwijkingen’.
  2. Open het tabblad waarvan je de gegevens wilt exporteren naar Excel.
  3. Klik rechts in het scherm op Button exporteren. De volgende melding verschijnt in een pop-up scherm: ‘Je staat op het punt X record(s) te exporteren. Bij een groot aantal records kan het exporteren enige tijd duren.’
  4. Klik op Button nu exporteren indien je de afwijkingen naar Excel wilt exporteren of klik opButton sluiten indien je het exporteren op een later tijdstip wilt uitvoeren.
  5. Indien je op Button nu exporteren hebt geklikt, worden de gegevens automatisch naar een Excel bestand geëxporteerd en wordt het Excel bestand gedownload. Het Excel bestand kan nu volledig naar eigen wens worden opgemaakt.

Klik hier voor een voorbeeld afbeelding van een geëxporteerd Excel bestand (de afbeelding opent in een nieuw venster).

Afwijkingen archiveren / dearchiveren

Afwijkingen kunnen indien gewenst op ieder moment gearchiveerd of gedearchiveerd worden.

  1. Klik in het CareNet dashboard op Inspecties en open het tabblad ‘Afwijkingen’.
  2. Ga naar de afwijking die je wilt archiveren en vink rechts in het scherm het vierkantje achter de afwijking Button aanvinkenaan om de afwijking te selecteren of vink het vierkantje bovenin afwijkingenbalk aan om alle afwijkingen tegelijk te selecteren.
  3. Klik onder de afwijkingen op de keuzelijst Button keuzelijst kies een actie en selecteer de optie ‘Archiveren’. Er verschijnt een pop-up scherm met de melding ‘Afwijkingen archiveren?’. Klik op OK indien je de afwijkingen wilt archiveren, klik op Annuleren indien je de afwijkingen niet wilt archiveren. Na het klikken op OK zijn de geselecteerde afwijkingen gearchiveerd en geplaatst onder het tabblad ‘Archief’.
  4. Indien je de gearchiveerde afwijkingen wilt dearchiveren, kan dit door in het tabblad ‘Archief’ wederom de afwijkingen te selecteren en in de keuzelijst te kiezen voor ‘Dearchiveren’. De afwijking wordt weer geplaatst onder het tabblad ‘Beoordelen’ of ‘Open’.

Prioriteiten instellen

Indien acties worden uitgezet naar aanleiding van geconstateerde afwijkingen, kan bij de actie worden aangegeven welke prioriteit deze heeft. Het is mogelijk om zelf in te stellen uit welke prioriteiten je kunt kiezen bij het uitzetten van een actie. Standaard zijn de prioriteiten ingesteld op ‘Hoog’, ‘Midden’, ‘Laag’ met daarbij de kleuren rood, oranje, geel. Dit kan volledig naar eigen wens worden aangepast.

  1. Klik rechts bovenin het scherm op Algemeen_button instellingen en klik vervolgens op ‘Instellingen’.
  2. Klik op Button bewerken.
  3. Klik op het tabblad ‘Inspecties’ en scroll naar het onderwerp ‘Prioriteit’.
  4. Klik op Button Bewerk om één van de reeds ingevoerde prioriteiten te bewerken.
  5. Wijzig indien nodig de naam van de prioriteit.
  6. Klik in het kleurvakje, een kleuren pallet wordt geopend.
  7. Selecteer in de cirkel de gewenste kleur.
  8. Selecteer indien nodig in het vierkant binnenin de lichtheid/donkerheid van de kleur.
  9. Klik opButton sluiten indien je de juiste kleur hebt geselecteerd.
  10. Klik op Button klaar indien je de aanpassingen wilt opslaan.
  11. Indien je een nieuwe prioriteit wilt toevoegen, vul dan in het invoerscherm onder de prioriteiten de naam van de nieuwe prioriteit en en selecteer de juiste kleur. Klik vervolgens op Button toevoegen indien je de prioriteit wilt toevoegen.
  12. Als je een prioriteit uit de lijst wilt verwijderen ga dan naar de prioriteit die je wilt verwijderen en klik rechts in de rij op Button verwidjer.
  13. Let op: klik op Button Wijzigingen opslaan als je de aanpassingen definitief wilt opslaan, of klik op Button of annuleren als je de oude instellingen wilt behouden.

Filteren van weergave

Het is mogelijk om in het tabblad Afwijkingen te filteren op vragenlijst, zodat je alleen de afwijkingen kunt laten weergeven welke bij de betreffende vragenlijst horen.

  1. Klik in het CareNet dashboard op Inspecties en open het tabblad ‘Afwijkingen’.
  2. Selecteer onder ‘Instellingen’ voor welke vragenlijst je de afwijkingen wilt terugzien.
  3. Indien je kiest voor ‘Selectie…’ verschijnt een invulveld waarin je een trefwoord voor een vragenlijst kunt invoeren. Er kunnen meerdere vragenlijsten worden toegevoegd. Klik op de knop opzoeken om een overzicht te zien van alle actieve en inactieve inspectielijsten. Selecteer de gewenste inspectielijsten door deze rechts aan te vinken en klik onderaan bij kies een actie op ‘Selecteren’.
  4. Indien alle gewenste vragenlijsten zijn geselecteerd dien je op Button updaten te klikken om de afwijkingen behorende bij de selectie te tonen.
  5. Klik in het selectievenster op ‘Alle’ en vervolgens op Button updaten om de afwijkingen voor alle vragenlijsten te tonen.
  6. Op dezelfde wijze kun je filters toepassen voor ‘Afdelingen’, ‘Antwoorden’ en ‘Datum constatering van … tot’.