Vraag een demo aan

Beheer

Registratieformulier aanmaken

  1. Klik in het CareNet dashboard op Registraties en open het tabblad ‘Beheer’.
  2. Klik op registratieformulier toevoegen rechts bovenin het scherm.
  3. Vul de algemene gegevens in:
  • Geef het formulier een naam en een documentcode (indien reeds een registratieformulier als document in het kwaliteitshandboek aanwezig is, kan deze documentcode worden overgenomen).
  • Vink het vakje ‘actief’ aan.
  • Geef een omschrijving voor het registratieformulier.
  • Selecteer indien gewenst de afdeling en de medewerker die het registratieformulier beheert.
  • Selecteer de versiedatum en voer het versienummer in.
  • Klik op Button opslaan om de ingevoerde gegevens op te slaan.

Vragen toevoegen aan registratieformulier

  1. Klik in het CareNet dashboard op Registraties en open het tabblad ‘Beheer’.
  2. Klik op het registratieformulier waar je vragen aan toe wilt voegen.
  3. Klik op Button bewerken rechts bovenin het scherm.
  4. Voer een registratievraag in.
  5. Voer indien nodig een toelichting op de vraag in (deze kan worden teruggelezen tijdens het invoeren van de uiteindelijke registratie).
  6. Selecteer een proces of voeg een nieuw proces toe door te klikken op nieuw proces. Vul vervolgens de naam van het nieuwe proces in en klik op Button toevoegen.
  7. Selecteer een groep. De groep geeft uiteindelijk de groep aan waar de vraag onder valt, bijvoorbeeld metaaldetectie of schoonmaak. Het selecteren van de juiste groep is van belang om na het invoeren van de registraties de juiste statistieken per groep te kunnen terugzien.
  8. Of: voeg een nieuwe groep toe. Zie hiervoor het onderwerp Processen en groepen beheren.
  9. Kies het type antwoord dat kan worden ingevoerd: keuzelijst, numeriek, datum, tekst. Indien je kiest voor ‘Keuzelijst’, dien je deze vervolgens aan te maken. Zie onderwerp Antwoordopties voor keuzelijsten invoeren voor de uitleg over het aanmaken van keuzelijsten.
  10. Indien je kiest voor een numeriek antwoord, dien je vervolgens enkele instellingen in te voeren, zodat een afwijkende waarde direct herkend wordt. Zie onderstaand voorbeeld voor ontvangst van verse kip. Vul in hoeveel decimalen tijdens de registratie mogen worden ingevoerd en vul de ‘Norm van’ en ‘Norm tot’ in. Indien in geval van het voorbeeld een temperatuur beneden de 0 of boven de 4 ⁰C wordt geregistreerd, wordt dit als een afwijking gezien en dient direct een corrigerende maatregel te worden ingevuld. Let op: in geval van diepvriestemperaturen, dient de ‘norm van’ de laagste waarde te zijn (bijvoorbeeld -25) en ‘norm tot’ de hoogste waarde (bijvoorbeeld -15).
    voorbeeld numeriek antwoord
  11. Indien je kiest voor een ‘batch’ antwoord, kun je tijdens het invullen van het registratieformulier de betreffende batch selecteren. Zie onderwerp Batches toevoegen voor het invoeren van batchnummers.
  12. Vink aan welke ‘corrigerende actie(s)’ mogelijk zijn in geval van een afwijkende registratie. Indien bij het registreren een afwijkend antwoord wordt ingevoerd, kan vervolgens één van de aangevinkte corrigerende acties worden geselecteerd. Zie het onderwerp Corrigerende acties en motieven aanmaken om te lezen hoe je zelf corrigerende acties kunt benoemen.
  13. Vink de optie ‘negeerbaar’ aan indien je wilt dat de vraag bij het invullen van het registratieformulier genegeerd kan worden. Vink vervolgens aan welke motieven mogen worden geselecteerd indien ‘negeerbaar’ wordt ingevuld bij deze vraag van het registratieformulier. Voorbeeld van opties ‘negeerbaar’ en ‘kies een motief’ in registratieformulier om een voorbeeld te zien van de weergave van de functies ‘negeerbaar’ en ‘Kies een motief’ in een registratieformulier. Motieven kunnen bijvoorbeeld zijn: niet van toepassing, geen productie, storing. Zie het onderwerp Corrigerende acties en motieven aanmaken om te lezen hoe je zelf motieven kunt benoemen.
  14. Klik op Button toevoegen om de vraag toe te voegen aan het registratieformulier of klik op Of annuleren oranje om de vraag niet toe te voegen.
  15. Voeg op dezelfde wijze meerdere vragen toe aan het registratieformulier.
  16. Klik op Wijzigingen opslaan indien het registratieformulier is afgerond. Deze kun je later altijd weer aanpassen op de wijze zoals hierboven beschreven. Klik tijdens het bewerken van het formulier tussentijds ook regelmatig op Wijzigingen opslaan om te voorkomen dat aangebrachte wijzigingen verloren gaan.

Vragen binnen registratieformulieren kopiëren

Registratieformulieren kunnen snel worden ingevoerd door vragen te kopiëren.

  1. Klik in het CareNet dashboard op Registraties en open het tabblad ‘Beheer’.
  2. klik op het registratieformulier dat je wilt bewerken of open een nieuwe lijst door op Button vragenlijst toevoegen te klikken.
  3. Klik op de knop Button bewerken rechts bovenin het scherm.
  4. Ga met de muis op de bestaande vraag staan en klik rechts in de rij op de tekst Button Bewerk. Of (bij een nieuw formulier) voeg eerst 1 vraag toe, ga met de muis op de toegevoegde vraag staan en klik daarna rechts in de rij op de tekst Button Bewerk.
  5. Alle gegevens en instellingen van de vraag zijn nu aanwezig in het vragen bewerk scherm. Door de gegevens aan te passen naar een nieuwe vraag en tot slot op de knop Button Toevoegen als nieuwe rij te klikken, wordt de nieuwe vraag toegevoegd, terwijl de instellingen van de oude vraag automatisch kunnen worden overgenomen (deze mogen uiteraard ook worden aangepast). Zo kun je bijvoorbeeld voor de allereerste vraag de antwoordopties voor de keuzelijst instellen en deze automatisch kopiëren naar de volgende vraag, wel zo handig.

Antwoordopties voor keuzelijsten invoeren

  1. Klik in het CareNet dashboard op Registraties en open het tabblad ‘Beheer’.
  2. Klik op het registratieformulier waarvoor je een keuzelijst wilt toevoegen aan een vraag.
  3. Klik op Button bewerken.
  4. In het invoerscherm voor vragen dient de optie Button keuzelijst te worden geselecteerd bij ‘Type antwoord’.
  5. Klik op antwoordopties bewerken oranje rechts naast keuzelijst.
  6. Vul nu één voor één de antwoordopties in. Indien je bij een antwoordoptie ‘Afwijkend’ aanvinkt, wordt deze antwoordoptie als een afwijking gezien en dien je aanvullend daarop een actie te ondernemen tijdens het invullen van het registratieformulier.
  7. Klik per antwoordoptie op Button toevoegen als alle gegevens zijn ingevuld of klik op Of annuleren oranje als de antwoordoptie niet toegevoegd hoeft te worden.
  8. Indien de antwoordoptie is toegevoegd, kunnen de gegevens hiervan nog worden bewerkt of kan de antwoordoptie worden verwijderd. Ga hiervoor met de muis op een antwoordoptie staan en klik rechts in het scherm op Button Bewerk of Button verwidjer.
  9. Klik op opslaan en sluiten oranje indien je klaar bent met het bewerken van antwoordopties, je gaat weer terug naar het vragenscherm en kunt de vragen verder in gaan vullen.

Registratieformulier bewerken

Aangemaakte registratieformulieren kunnen altijd gewijzigd worden. Let op: indien een registratie wordt ingepland, wordt automatisch de versie van het registratieformulier gebruikt die op dat moment het meest recent is. Indien het registratieformulier is aangepast en je wilt de nieuwe versie gaan gebruiken, dient de registratie opnieuw te worden ingepland.

Werkwijze:

  1. Klik in het CareNet dashboard op Registraties en open het tabblad ‘Beheer’.
  2. Klik op het registratieformulier dat je wilt bewerken.
  3. Klik op Button bewerken.
  4. Het registratieformulier kan nu op verschillende punten gewijzigd worden (zie onderstaande mogelijkheden).
  5. Klik na het doorvoeren van wijzigingen op Button Wijzigingen opslaan bovenin het scherm.

Mogelijkheden voor het bewerken van registratieformulieren:

  • Basisgegevens zoals naam, code, omschrijving, beheerder en versie kunnen worden aangepast.
  • De optie ‘Negeerbaar’ kan voor het gehele registratieformulier worden aangevinkt. Hiermee is het mogelijk om een registratiemoment in zijn geheel te negeren. Vervolgens kunnen motieven worden aangevinkt die geselecteerd kunnen worden indien bij het registreren de optie ‘Negeerbaar’ is ingevuld. Motieven kunnen bijvoorbeeld zijn: niet van toepassing, geen productie, storing. Zie het onderwerp Corrigerende acties en motieven aanmaken om te lezen hoe je zelf motieven kunt benoemen.
  • Het registratieformulier kan actief of niet actief worden gemaakt door de knop ‘actief’ aan of uit te vinken. Indien het formulier niet actief is, kan deze ook niet worden ingepland.
  • De volgorde van vragen kan worden aangepast door bij een vraag helemaal rechts in het scherm op de staande rechthoek met stippen te klikken , de muis ingedrukt te houden en de vraag te verslepen naar de juiste plaats.
  • De gegevens per vraag kunnen worden aangepast door met de muis op een vraag te gaan staan en bij de vraag rechts in het scherm op Button Bewerk te klikken. Je wordt naar het vraagscherm genavigeerd helemaal onderaan in het venster en kunt daar de vraag en alle eigenschappen aanpassen. Na het aanpassen van de vraag klik je op Button klaar om de wijzigingen voor de vraag op te slaan. (Let op: alle wijzigingen worden pas echt opgeslagen als op de knop Button Wijzigingen opslaan bovenin het scherm is geklikt.)
  • Een vraag kan verwijderd worden door met de muis op een vraag te gaan staan en bij de vraag rechts in het scherm op ‘Verwijder’ te klikken. De melding ‘Rij verwijderen?’ verschijnt. Klik op OK indien de vraag verwijderd mag worden. Klik op annuleren indien de vraag moet blijven staan.

Let op: klik altijd op Button Wijzigingen opslaan na het doorvoeren van de juiste wijzigingen. Indien je het tabblad ‘Beheer’ verlaat en de wijzigingen niet hebt opgeslagen, gaan de wijzigingen verloren.

Processen en groepen beheren

Het is mogelijk om processen en groepen die zijn aangemaakt te verwijderen en/of toe te voegen.

  1. Klik rechts bovenin het scherm op instellingen button oranje en klik vervolgens op ‘Instellingen’.
  2. Klik op Button bewerken.
  3. Klik op tabblad ‘Registraties’. De lijsten met reeds aangemaakte processen en groepen worden weergegeven.
  4. Voer in het invoerveld onderaan de lijst met processen of groepen een nieuw proces of groep in en klik op Button toevoegen. Het proces of de groep wordt nu aan de lijst toegevoegd.
  5. Om processen of groepen te bewerken, ga je naar het betreffende proces of groep en klik je rechts in de rij op Button Bewerk.
  6. Je wordt genavigeerd naar het invoer-/bewerkveld en kunt de naam van het proces of de groep aanpassen.
  7. Pas de naam van het proces of de groep waar nodig aan en klik op Button klaar.
  8. Om processen of groepen te verwijderen, ga je naar het betreffende proces of de betreffende groep en klik je rechts in de rij op Button verwidjer.
  9. Een pop-up venster verschijnt met de vraag ‘Rij verwijderen?’. Klik op OK om het proces of de groep te verwijderen of klik op Annuleren om het proces of de groep te behouden.
  10. Let op: klik na het doorvoeren van wijzigingen op Button Wijzigingen opslaan om de wijzigingen definitief door te voeren of klik op Of annuleren oranje om de wijzigingen ongedaan te maken.
  11. Na het opslaan van wijzigingen in processen en groepen, zijn de juiste lijsten met processen en groepen terug te zien bij het aanmaken van nieuwe registratieformulieren en bewerken van bestaande registratieformulieren.

Corrigerende acties en motieven aanmaken

Indien je een registratieformulier invult, dien je in geval van een afwijkend antwoord een corrigerende maatregel aan te maken. De mogelijke corrigerende acties behorende bij een afwijkend antwoord kun je zelf vooraf formuleren en aanvinken. Onderstaand kun je lezen hoe je dergelijke corrigerende acties kunt aanmaken.

Bij het invullen van het registratieformulier is het tevens mogelijk om een geheel registratiemoment of een vraag te negeren (indien je dit in het beheer zo hebt ingesteld). Als je een registratiemoment of een vraag negeert, heb je de mogelijkheid om vervolgens een motief te selecteren. Onderstaand kun je lezen hoe je zelf dergelijke motieven kunt aanmaken.

  1. Klik rechts bovenin het scherm op instellingen button oranje en klik vervolgens op ‘Instellingen’.
  2. Klik op Button bewerken.
  3. Klik op tabblad ‘Registraties’. De lijsten met reeds aangemaakte motieven en corrigerende acties worden weergegeven.
  4. Voer in het invoerveld onderaan de lijst met motieven of corrigerende acties een nieuw motief of corrigerende actie in en klik op Button toevoegen. Het motief of de corrigerende actie wordt nu aan de lijst toegevoegd.
  5. Om motieven of corrigerende acties te bewerken, ga je naar het betreffende motief of corrigerende actie en klik je rechts in de rij op Button Bewerk.
  6. Je wordt genavigeerd naar het invoer-/bewerkveld en kunt de naam van het motief of de corrigerende actie aanpassen.
  7. Pas de naam van het motief of de corrigerende actie waar nodig aan en klik op Button klaar.
  8. Om motieven of corrigerende acties te verwijderen, ga je naar het betreffende motief of de betreffende corrigerende actie en klik je rechts in de rij op Button verwidjer.
  9. Een pop-up venster verschijnt met de vraag ‘Rij verwijderen?’. Klik op OK om te verwijderen of klik op Annuleren om het te behouden.
  10. Let op: klik na het doorvoeren van wijzigingen op Button Wijzigingen opslaan om de wijzigingen definitief door te voeren of klik op Of annuleren oranje om de wijzigingen ongedaan te maken.
  11. Na het opslaan van wijzigingen zijn de juiste lijsten met motieven en corrigerende acties terug te zien bij het aanmaken van nieuwe registratieformulieren en bewerken van bestaande registratieformulieren.

Registratieformulier dupliceren

Indien je een nieuw registratieformulier wilt aanmaken dat lijkt op een reeds bestaand registratieformulier, kun je dit gemakkelijk doen middels de functie ‘dupliceren’.

  1. Klik in het CareNet dashboard op Registraties en open het tabblad ‘Beheer’.
  2. Klik op het registratieformulier dat je wilt dupliceren om deze te openen.
  3. Klik rechts van het formulier op registratieformulier dupliceren.
  4. Een kopie wordt direct aangemaakt, waarna je de naam van de nieuwe lijst kunt aanpassen en deze kunt opslaan door op de knop opslaan 2te klikken. Klik op Of annuleren oranje indien je de zojuist aangemaakte kopie niet wilt opslaan.

Registratieformulier downloaden

Het is mogelijk om een in beheer aangemaakt registratieformulier als pdf bestand te downloaden.

  1. Klik in het CareNet dashboard op Registraties en open het tabblad ‘Beheer’.
  2. Klik op het registratieformulier dat je wilt downloaden om deze te openen.
  3. Klik rechts van het formulier op registratieformulier downlaoden.
  4. Het formulier wordt gedownload als pdf bestand, zodat je het indien gewenst kunt opslaan op je computer of bijvoorbeeld kunt printen.

Geschiedenis bekijken

Per registratieformulier wordt precies bijgehouden welke wijzigingen zijn aangebracht. Via de geschiedenis kun je alle doorgevoerde wijzigingen die in het verleden gedaan zijn, terugzien.

  1. Klik in het CareNet dashboard op Registraties en open het tabblad ‘Beheer’.
  2. Klik op het registratieformulier waarvan je de geschiedenis wilt bekijken om deze te openen.
  3. Klik rechts van het formulier op bekijk geschiedenis.
  4. Een pop-up venster wordt geopend waarin je per datum kunt terugzien wie welke wijzigingen heeft doorgevoerd.